L’abitudine di usare i dispositivi personali sul posto di lavoro (bring your own device, BYOD), non è più una scelta casuale, a discrezione dei lavoratori, ma sta diventando un fenomeno controllato dalle stesse aziende. Questo perché le imprese stanno comprendendo il vantaggio di incoraggiare il BYOD: ad esempio i reparti IT sono in grado di gestire quasi tre volte più utenti quando i tablet sono di proprietà di questi ultimi, rispetto alla situazione in cui il tablet è dell’azienda.
I programmi BYOD che riguardano i tablet offrono migliori opportunità di quelli che prevedono l’affidamento di laptop e smartphone aziendali ai dipendenti. «I responsabili del reparto IT possono arrivare a spendere anche 500mila dollari per comprare e gestire mille tablet di proprietà dell’azienda, mentre con lo stesso budget potrebbero avere il controllo su 2.745 device degli utenti – sottolinea Federica Troni, research director di Gartner -. Senza un canone fisso, i costi diretti se il tablet è di proprietà dell’utente sono del 64 per cento minori. Se ci sono diversi lavoratori che necessitano di dispositivi mobili, l’opzione BYOD è la migliore alternativa per limitare i costi e allargare l’utilizzo».
Questo discorso sui tablet è particolarmente interessante perché lo stesso ragionamento non vale per gli smartphone, sottolinea Gartner. I programmi BYOD sugli smartphone, e quelli in cui invece gli smartphone sono di proprietà aziendale, hanno un “total cost of ownership” molto simile per l’impresa. La proprietà aziendale diventa conveniente solo nei casi in cui questa paga soltanto parzialmente i piani voce e dati, cosa che accade tipicamente quando l’utente usa il device aziendale saltuariamente o solo in caso di necessità.
Secondo Gartner, entro il 2017 il 90% delle imprese avrà in corso programmi almeno parziali di BYOD, con diversi gradi di maturità. Ed entro il 2018, tra i device utilizzati per il lavoro, quelli di proprietà dei dipendenti saranno il doppio di quelli aziendali.
Nella definizione dei programmi BYOD, le organizzazioni devono essere sicure di rivolgersi a utenti che hanno interesse e propensione a una più ampia scelta di dispositivi per il lavoro, e che sono a proprio agio con la tecnologia. Occorre anche fissare un obiettivo per volta – la soddisfazione degli utenti, la riduzione dei costi o l’espansione della Mobility in azienda – in quanto, nella maggior parte dei casi, è impossibile ottenere più di uno di questi obiettivi contemporaneamente.
«Le iniziative BYOD per dispositivi mobili possono portare risparmi – aggiunge la Troni -, ma non è sempre così. Le aziende che stanno cercando di offrire un’ampia scelta di device o di espandere l’uso dei device mobili possono spendere la stessa cifra o anche di più per avviare un programma BYOD piuttosto che per acquistare dispositivi aziendali: è probabile, infatti, che si debbano aumentare gli investimenti per le infrastrutture».
Una recente indagine di Gartner condotta tra 135 IT/business manager con iniziative BYOD in corso ha dimostrato come la gestione dei dispositivi mobili (per l’87% del campione), l’espansione dell’infrastruttura generale (84%) e la condivisione e sincronizzazione di file (80%) sono i primi tre fattori di investimento che si rendono necessari per supportare i programmi BYOD. A queste spese si aggiungono molto spesso ulteriori investimenti per la virtualizzazione dei desktop e l’isolamento, per garantire un buon livello di sicurezza e gestibilità nell’accesso alle applicazioni e ai dati aziendali da parte dei dispositivi dei dipendenti.
È fondamentale, per contenere i costi di investimento e massimizzare i risparmi, anche stabilire quale sia la migliore struttura di supporto per i programmi BYOD. Inoltre, occorre ridefinire i confini delle responsabilità del settore IT nella gestione dei dispositivi end-point e quella degli utenti stessi, oltre a stabilire i livelli di rimborso dei costi per il traffico dati e voce. «Un mix equilibrato di dispositivi aziendali e di proprietà dei dipendenti – conclude Federica Troni – con diversi livelli di rimborso, sarà il modo più efficace per capitalizzare i benefici dei programmi BYOD, bilanciando le riduzioni di costi con il livello di accesso da device mobili».
